Zapoznaj się z ustawą o zamówieniach publicznych, bez niej ciężko będzie Wam wszystko dobrze ogarnąć. Rozmawialiście z wójtem/burmistrzem o pomocy w sporządzeniu dokumentów (SIWZ, umowa itp.) ? W mojej gminie w ubiegłym roku nie było problemu z pomocą ze strony gminny, tym bardziej, że wkład własny pochodził z budżetu gminy i sami wyszli z pomocą w całym procesie przetargowym. W pierwszej kolejności jak napisał kolega wyżej musicie założyć konto na podanym portalu bez tego ani rusz.
Moim zdaniem udajcie się na rozmowę z wójtem/burmistrzem w sprawie pomocy raz jeszcze, a jak nie to do najbliższej KP/KM, a nawet KW o pomoc.